Бухгалтерский учет расходов на командировку Отправляя работника в командировку, организация оплачивает ему командировочные расходы. Эти расходы организация должна учесть как в налоговом, так и бухгалтерском учете. Пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в указанных альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона N 129-ФЗ. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Статьей 167 Трудового кодекса РФ предусмотрены гарантии при направлении работника в командировку, в частности организация обязана возместить расходы, связанные с командировкой. К таким расходам, согласно статье 168 ТК РФ, относятся: - расходы по проезду; - расходы по найму жилого помещения; - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Поэтому перед отправлением в командировку работнику выдается, как правило, из кассы аванс (денежные средства) на командировочные расходы. И оформляется этот аванс расходным кассовым ордером по форме N КО-2, которая утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Каждая организация (кроме кредитных и бюджетных организаций) обязана вести учет хозяйственной деятельности методом двойной записи на счетах, предусмотренных Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению". Также организации следует руководствоваться Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом N 94н. Сумма выданного аванса отражается в бухгалтерском учете по Дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в Корреспонденции со счетом 50 "Касса". Если организация отправляет работника в загранкомандировку, то она может выдать денежные средства в иностранной валюте, тогда к счету 50 "Касса" следует открыть два субсчета: 1 "Касса в рублях"; 2 "Касса в иностранной валюте". По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального Банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40). При этом авансовый отчет оформляется по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы: - авиа - и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд); - счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание); - другие документы, подтверждающие произведенные расходы. При заграничных командировках к авансовому отчету могут прилагаться ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке). На основании авансового отчета бухгалтер определяет порядок распределения командировочных расходов. Так, например, если командировка работника связана с приобретением материально-производственных запасов, то командировочные расходы будут включены в фактическую стоимость их приобретения. Это следует из пункта 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 г. N 44н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01". Если же командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные будут формировать первоначальную стоимость основного средства. Такое правило установлено пунктом 8 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденному Приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 г. N 26н "Об утверждении положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01". В общем случае командировочные расходы списываются на счет 26 "Общехозяйственные расходы" с последующим распределением на счет 90 "Продажи" субсчет 2 "Себестоимость продаж". При этом руководитель организации удостоверяет обоснованность расходов, которые были произведены командированным работником, проставлением в авансовом отчете своей подписи. После этого бухгалтер разносит суммы затрат по счетам бухгалтерского учета. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", если есть необходимость, то к нему открываются субсчета: 1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях"; 2 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте". Согласно пункту 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 г. N 33н "Об утверждении положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99" в бухгалтерском учете расходы на командировки включаются в состав расходов по обычным видам деятельности, отражаются на счетах учета затрат. А именно: 20 "Основное производство"; 26 "Общехозяйственные расходы"; 44 "Расходы на продажу". Расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Центрального Банка Российской Федерации, который действовал на дату утверждения авансового отчета. Перечень дат совершения отдельных операций в иностранной валюте установлен в Приложении к Положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утвержденному Приказом Минфина Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 154н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006)". Если в результате изменения курса иностранной валюты возникает курсовая разница за период от выдачи командированному работнику аванса и до утверждения авансового отчета, то эта разница относится на счет 91 "Прочие доходы и расходы". При этом положительную курсовую разницу следует отразить по Кредиту субсчета 1 "Прочие доходы" счета 91, а отрицательную - по Дебету субсчета 2 "Прочие расходы" счета 91. Помимо этого организация должна пересчитывать задолженность работника по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте, на каждую отчетную дату по официальному курсу ЦБ РФ. Возникающие при этом курсовые разницы следует учитывать в аналогичном порядке. Экономическая обоснованность расходов на командировки Любая командировка сотрудника должна быть экономически обоснована. Однако в Налоговом законодательстве отсутствует понятие экономической целесообразности. В связи с этим у организации могут возникнуть вопросы по обоснованию расходов, учитываемых при расчете налоговой базы. Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные: - документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; - либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; - и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. На практике бывают случаи, когда сотрудник, находясь в служебной командировке, не выполнил поставленные перед ним задачи. Например, командированный работник провел переговоры с потенциальным покупателем, однако впоследствии последний отказался от заключения договора. У организации может возникнуть вопрос о праве признать в целях налогообложения затраты, понесенные в связи с такой командировкой. В этом случае следует заметить, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. Учитывая, что Налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (пункт 1 статьи 8 Конституции Российской Федерации) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Аналогичная позиция изложена в Определении Конституционного Суда Российской Федерации от 4 июня 2007 г. N 320-О-П "По запросу группы депутатов Государственной думы о проверке конституционности абзацев второго и третьего пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации". Таким образом, производственный характер командировки и ее целесообразность организация может подтвердить, в частности, внутренними документами, утвержденными руководителем: приказами, а также оформленными в соответствии с установленными требованиями командировочными удостоверениями, заданиями и отчетами о результатах командировки и тому подобное. Кроме названных документов, как отмечено в письме УФНС Российской Федерации по городу Москве от 16 мая 2006 г. N 20-12/41851 доказательством наличия результатов могут быть еще и приложенные протоколы о намерениях и предварительных договоров, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и буклеты или другие документы, прямо подтверждающие выполнение производственной цели командировки, направленной на получение дохода. Бывает, что организация, планируя зарубежную командировку, оплатила сотрудникам визы, но сама командировка не состоялась. При этом возникают вопросы, учитываются ли расходы по оплате визы при расчете налога на прибыль? Ответы на эти вопросы можно найти в письме Минфина от 6 мая 2006 г. N 03-03-04/2/134, где чиновники разъяснили, что расходы на оформление и выдачу виз, в случае если по сложившимся обстоятельствам командировка не состоялась, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли. Что касается НДФЛ, то отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам, следовательно, стоимость виз не подлежит налогообложению НДФЛ. Статья 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку обязывает работодателя возместить ему: - расходы по проезду; - расходы по найму жилого помещения; - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, на основании выше изложенного, можно сказать, что в коллективном договоре или локальном нормативном акте кроме расходов на оплату проезда, найма жилого помещения и суточных, работодателем может быть предусмотрено возмещение работникам других расходов, например оплаты за услуги вокзалов и аэропортов, оплаты питания, возможности совмещения командировки и отпуска. Особое внимание хотелось бы уделить ситуации, когда перед командировкой сотрудник берет отпуск и после выполнения служебного задания остается в месте командировки на отдых. Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы организации на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Фактическое время пребывания работника в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Унифицированная форма командировочного удостоверения (форма N Т-10) утверждена Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Дата отбытия работника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки. Таким образом, если работник остался в месте командировки на отдых, то расходы работодателя по оплате проезда работника из места отдыха не являются экономически обоснованными, так как не направлены на получение дохода. Что касается налогообложения НДФЛ сумм оплаты работодателем расходов на проезд работника при нахождении его в командировке, то отметим, что не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов) (пункт 3 статьи 217 НК РФ). При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, не подлежащей налогообложению, включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. Если после выполнения служебного поручения работник из командировки не возвращается, а остается для проведения отпуска, то днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском. Поэтому в случае приобретения обратного билета организацией, его стоимость будет являться доходом работника, полученным в натуральной форме, и, как следствие, подлежит налогообложению НДФЛ. Если расходы на приобретение обратного билета от места проведения отпуска были произведены работником за счет собственных средств, то сумма указанных расходов возмещению организацией не подлежит. Аналогичной позиции придерживается Минфин Российской Федерации в письме от 10 ноября 2005 г. N 03-03-04/2/111. А вот в письме от 1 апреля 2009 г. 03-04-06-01/74 финансовое ведомство разъясняет, что затраты на проезд командированного сотрудника к месту постоянной работы можно учесть в расходах независимо от времени, проведенного в месте назначения, если день выбытия работника из места командировки совпадает с датой, на которую приобретен билет, а также если задержка выезда командированного (либо более ранний выезд к месту назначения) произошла с разрешения руководителя. Аналогичные выводы содержит письмо Минфина России от 26 марта 2009 г. N 03-03-06/1/191. В арбитражной практике есть пример, в котором суд установил, что расхождение в датах на командировочных удостоверениях и авиабилетах вызвано тем, что один из работников после фактических дней командировки воспользовался предоставленными ему отгулами и остался в месте нахождения командировки, а у другого в месте командировки начался отпуск. Действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения рассматриваемых дат в качестве условия для признания расходов экономически обоснованными и документально подтвержденными. Поэтому организация вправе признать в целях налогообложения прибыли расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно, даже если дата окончания командировки не совпадает с датой обратного билета. При этом возмещение стоимости перелета работнику, направляемому в командировку в интересах работодателя, не подлежит налогообложению НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ, поскольку является компенсацией его расходов, а не получением им дохода (постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. N Ф09-3838/07-С2 по делу N А50-17977/06). Аналогичные выводы содержит постановление ФАС Уральского округа от 4 мая 2007 г. N Ф09-3119/07-С2 по делу N А50-16319/06. Таким образом, по мнению автора, во избежание споров с налоговыми органами при учете командировочных расходов в случае, если даты возвращения работника к месту постоянной работы, указанные в командировочном удостоверении и авиабилете, не совпадают, то организации рекомендуется оформить все необходимые первичные учетные документы, подтверждающие обоснованность произведенных расходов, а именно: приказ об отпуске работника, служебную записку, документы, необходимые для учета командировочных расходов и другие. Если сотрудник решил задержаться в месте командировки для использования там своих отгулов, то необходимо оформить приказ, в котором следует указать количество дней отгулов, конкретные числа и за какие дни они полагаются работнику. А еще, возможно в служебном задании указать два срока командировки, к данной принимающей стороне, до отпуска и после отпуска, и получить в командировочном удостоверении две отметки, тогда у налоговых органов не будет шансов придраться. Иногда возникают ситуации, когда по производственным или другим уважительным причинам билеты приходится менять или сдавать. Так, например, в письме Минфина Российской Федерации от 2 мая 2007 г. N 03-03-06/1/252 рассмотрена ситуация, когда организация приобретает своим командированным сотрудникам авиабилеты. После проезда командированным сотрудником определенной части пути организация в связи с производственной необходимостью меняет место командирования, поэтому сотрудник приобретает новый билет. За неиспользованную командированным сотрудником часть пути авиакомпания возвращает организации денежные средства. На вопрос, можно ли учесть при исчислении налога на прибыль расходы организации на авиабилеты для работников, направленных в командировку, в случаях, когда после проезда таким работником определенной части пути организация меняет место командирования, Минфин Российской Федерации отвечает, что организация может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли как стоимость первоначально приобретенного (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы), так и нового билета. Однако изменение места первоначального командирования сотрудника организации должно быть экономически обоснованно и оформлено соответствующими документами. Аналогичные выводы содержатся в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 9 июля 2009 г. по делу N А21-6746/2008. В другом письме от 29 сентября 2009 г. N 03-03-06/1/616 разъясняется, что предусмотренные сторонами штрафные санкции за невыполнение условий договора на оказание услуг по приобретению контрагентом билетов для сотрудников налогоплательщика, направляемых в командировку, при отказе от командировки и возврате билетов включаются в налоговом учете во внереализационные расходы. Суточные При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение всех расходов, связанных со служебной командировкой (статья 167 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (статья 168 ТК РФ). В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. В соответствии с пунктом 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение N 749), суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки (пункт 4 Положения N 749). В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. В случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (пункт 25 Положения N 749). В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ расходы на выплату суточных относятся к прочим расходам организации, связанным с производством и реализацией. С 2009 года выплачиваемые командируемым работникам суточные и полевое довольствие организации вправе учитывать в расходах полностью, в размере фактических затрат. Нормирование этих расходов отменяется (абз. 4 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Контролирующие органы, опираясь на положения ст. 168 ТК РФ, указывают, что суточные и полевое довольствие учитываются в расходах в сумме фактических затрат, порядок и размер возмещения которых определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (письма Минфина России от 26 февраля 2009 г. N 03-03-06/1/96, от 23 июня 2009 г. N 03-03-06/1/423, от 18 августа 2009 г. N 03-03-06/1/533, от 21 сентября 2009 г. N 03-03-06/1/604, УФНС России по г. Москве от 24 марта 2009 г. N 16-15/026454, от 18 июня 2009 г. N 16-15/061727). Однако необходимо отметить, что для целей НДФЛ нормирование суточных сохранено (не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 руб. - за каждый день загранкомандировки) (п. 3 ст. 217 НК РФ). Согласно статье 313 НК РФ основанием для определения налоговой базы по налогу на прибыль являются данные первичных документов. Документами, подтверждающими данные налогового учета, являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы. Рассмотренные нами расходы на командировки учитываются для целей налогообложения прибыли только при наличии первичных документов, подтверждающих расходы на командировку в целом на определенный срок (в том числе на оформление и выдачу виз), при условии соответствия этих расходов требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Датой признания расходов на командировки согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета. В письме Минфина Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 03-03-05/23 обращено внимание на то, что официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Согласно пункту 17 Положения N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются: - при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации; - при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (пункт 18 Положения N 749). Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (пункт 20 Положения N 749). Относительно налогообложения НДФЛ необходимо сказать, что поскольку служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, то нормы суточных, изложенные в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ не применяются. В бухгалтерском учете для обобщении информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению"). Выданные под отчет суммы, суммы, выданные в возмещение перерасхода по авансовым отчетам подотчетных лиц, а также стоимость выданных денежных документов отражаются по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета"). Израсходованные подотчетными лицами суммы списываются со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на счета учета затрат, счета, на которых учитываются приобретенные ценности, или на другие счета в зависимости от характера произведенных расходов. Сумма начисленных суточных относится к расходам по обычным видам деятельности и признается на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (пункты 5, 7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 г. N 33н "Об утверждении положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99"). После утверждения авансового отчета работника подтвержденные суммы командировочных расходов относятся на соответствующие счета учета затрат. Расчеты в командировке банковской карточкой В последнее время становится все более востребованным безналичный способ выдачи денежных средств под отчет посредством банковской карты. Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Центральным Банком Российской Федерации от 24 декабря 2004 г. N 266-П (далее - Положение N 266-П). В соответствии с пунктом 1.4 Положения N 266-П банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом. Держателями банковской карты могут быть как физические, так и юридические лица. Для обслуживания платежной карты между клиентом и банком-эмитентом заключается договор, на основании которого банк открывает специальный карточный счет и выдает клиенту банковскую карту. Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета (пункт 1.8 Положения N 266-П). Исполнение обязательств по возврату предоставленных денежных средств и уплате по ним процентов осуществляется клиентами в безналичном порядке путем списания или перечисления денежных средств с банковских счетов клиентов, открытых в кредитной организации - эмитенте или другой кредитной организации, а также наличными денежными средствами через банкомат. Согласно пункту 2.5 Положения N 266-П юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт и кредитных карт следующие операции: - получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов; - оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации; - иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение; - получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов; - оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации; - иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации. Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте. Таким образом, на основании выше изложенного можно сказать, что организация при направлении сотрудника в командировку может выдать денежные средства в подотчет, перечисляя деньги на карточный счет. И затем, необходимые командировочные расходы сотрудник сможет оплачивать либо с использованием банковской пластиковой карты в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета карты. Обратите внимание, в данном случае речь идет о корпоративной банковской карте, которая оформлена на юридическое лицо, а не о какой-либо другой карте, которая оформлена на работника. В письме Центрального Банка Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 36-3/2408 отмечено, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. В приказе руководителя о возмещении сотрудникам командировочных расходов, кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья, следует предусмотреть компенсацию этих расходов с использованием корпоративной пластиковой карты. Это позволит избежать возможных споров с налоговыми органами. Вернувшись из командировки сотрудник (держатель корпоративной карты) должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" с оправдательными документами (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы). Согласно пункту 3.1 Положения N 266-П операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще предоставить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты. При налогообложении командировочных расходов согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ эти расходы относят к прочим расходам, связанных с производством и реализацией. При этом расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли (письмо Минфина Российской Федерации от 3 июля 2006 г. N 03-03-04/2/170). Списанные с карточки денежные средства, использованные на эти нужды, считают личными расходами командированного работника (дебиторской задолженностью перед организацией). После возвращения из поездки сотрудник должен будет вернуть их организации. Из-за того, что при расчетах сотрудник использовал корпоративную карту, появляется еще один вид расхода - комиссия банка за ведение карточного счета. Ее также можно учесть при расчете налога на прибыль (подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ). В бухгалтерском учете операции с корпоративными картами отражаются следующими бухгалтерскими проводками: Дебет 55 "Специальные счета в б
